Thành lập văn phòng đại diện là một thủ tục hành chính mà mỗi doanh nghiệp cần phải thực hiện khi có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty tới thị trường mới. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện 2022 khá phức tạp, không phải công ty nào cũng nắm rõ. Vậy nên, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích cho việc tiến hành các thủ tục giấy tờ cần thiết. Cùng Oceanlaw tìm hiểu các thông tin này nhé!
Đặc điểm của văn phòng đại diện bạn cần biết
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ khoản 2 điều 44 luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD) là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải được phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng của văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện có chức năng là một văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp các thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường cũng như đối tác mới.
- Văn phòng đại diện được tham gia thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại như làm hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Vậy nên, văn phòng đại diện không được tham gia thực hiện các hoạt động kinh doanh và phát sinh doanh thu.
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.
Đặc điểm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có các điểm như sau:
- Là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, tổ chức nhằm thực hiện các công việc hỗ trợ, tiếp cận đối tác, nghiên cứu thị trường, liên lạc,… dựa trên các lĩnh vực theo đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp cho doanh nghiệp.
- Tên văn phòng đại diện quy định phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt ( gồm chữ số và các ký hiệu).
Lưu ý: Văn phòng đại diện phải được mang tên doanh nghiệp kèm theo với cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
- Mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khá đơn giản. Nó không hề phức tạp như việc với thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.
Nếu doanh nghiệp muốn tiến hành đăng ký, thành lập văn phòng đại diện, thì trước hết bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định của pháp luật. Không được đặt trùng, nó sẽ gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Văn phòng tuyệt đối không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, hay tên của tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang.
Tên văn phòng đại diện phải gồm tên doanh nghiệp đi kèm theo cụm “Chi nhánh” là đối với chi nhánh. Còn cụm từ “Văn phòng đại diện” sẽ đi với văn phòng đại diện.
- Khi làm biển hiệu thì tên văn phòng đại diện phải được làm bằng chữ in hoa hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn là tên tiếng việt của công ty mẹ. Quy định này cũng áp dụng cho các giấy tờ giao dịch, hay hồ sơ tài liệu, và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải được tuân theo ủy quyền của doanh nghiệp và được đóng dấu doanh nghiệp đó. Lưu ý rằng văn phòng đại diện sẽ không có quyền tự nhân danh để ký kết hợp đồng riêng.
- Văn phòng đại diện phải có trụ sở đặt tại đâu và trụ sở tuân theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ chuẩn bị thành lập văn phòng đại diện công ty
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cần làm như thế nào?
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ
- Cần chuẩn bị các giấy tờ sau: 02 bản CMND/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu photo có công chứng. Điều kiện không được quá 03 tháng. Giấy tờ này của người đứng đầu văn phòng đại diện ( như giám đốc văn phòng đại diện).
Bước 2: Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện
- Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Chuẩn bị đặt tên văn phòng đại diện dự định thành lập. Tên văn phòng đại diện phải được mang tên doanh nghiệp và đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
- Địa chỉ đặt văn phòng đại diện.
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện là: Giao dịch và tiếp thị.
Bước 3: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì tự soạn thảo hồ sơ.
– TH2: Các bạn nhờ công ty luật đại diện Oceanlaw thực hiện thủ tục thì Oceanlaw sẽ thực hiện toàn bộ thủ tục này. Thành phần hồ sơ như sau:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và chờ nhận kết quả.
– TH1: Các bạn tự thực hiện thủ tục thì nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc tỉnh/ thành phố dự định mở văn phòng đại diện hoặc đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty qua mạng điện tử trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
– TH2: Các bạn nhờ Oceanlaw thực hiện thủ tục thì sẽ được Oceanlaw thực hiện toàn bộ thủ tục này.
Lưu ý:
- Doanh nghiệp có quyền mở văn phòng đại diện trong nước và cà nước ngoài. Hay cũng có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương tuỳ theo giới hạn hành chính.
Tuy nhiên, các bước chuẩn bị hồ sơ thành lập, chế độ báo cáo, điều kiện thành lập, và thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài phức tạp hơn so với thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong nước.
- Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử đối với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số. Nếu như quá 30 ngày không mang bản cứng tới để nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp đăng ký sẽ bị hủy bỏ.
- Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế kê khai là 1.000.000 VNĐ/nămi với văn phòng đại diện.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Doanh nghiệp được quyền thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài theo quy định của nước đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên, phải thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam.
Việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài của doanh nghiệp phải tuân thủ quy định pháp luật của nước doanh nghiệp đăng ký thành lập văn phòng đại diện và có văn bản thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam về việc thành lập lập văn phòng đại diện ở ngoài.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp phải gửi thông báo việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Bước 3: Nhận kết quả
Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?
Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ kèm theo hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, sau đó tiếp nhận hồ sơ, phân chia hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn chưa nắm rõ quy trình và thủ tục cần làm như thế nào cho việc thành lập văn phòng đại diện. Thì bạn có thể liên hệ với Oceanlaw – chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ luật cho doanh nghiệp. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, mọi vấn đề về việc thành lập văn phòng đại diện hay hồ sơ, giấy phép đều sẽ được hỗ trợ và thực hiện một cách nhanh nhất.
Thông tin liên hệ và tư vấn miễn phí:
- Địa chỉ: Trụ sở chính: Tầng 8, Số 7, Tôn Thất Thuyết, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Hotline: 0903 481 181 – 024 3795 7779
Tham khảo thêm: thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện mới nhất
