Công bố sản phẩm mỹ phẩm là một trong những thủ tục bắt buộc và điều kiện tiên quyết để sản phẩm này được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam. Nhưng để tiến hành thủ tục , hồ sơ công bố mỹ phẩm thì tài liệu quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ công bố đó chính là : giấy chứng nhận lưu hành tự do sản phẩm (CFS) và giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (POA) được quy định cụ thể trong quyết định 10/2012/QĐ_TTg và thông tư 06/2011/TT-BYT.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (POA) đều có các điểm tương đồng với nhau, đó đều là tài liệu do đối tác nước ngoài cung cấp cho nhà nhập khẩu ở Việt Nam chính vì vậy cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự thì mới có giá trị pháp lý.
Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? về mặt hình thức, có thể hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên một vài giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho đương sự. Về nguyên tắc, cơ quan nhà nước Việt Nam chỉ xem xét những giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác.
Các bước để hợp pháp hóa lãnh sự CFS và POA
Trước tiên, sau khi giấy tờ đã có chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm mỹ phẩm sẽ phải cầm đến văn phòng công chứng để công chứng viên xác thực chữ ký và con dấu đó là hợp pháp. Sau đó, chữ kí và lời chứng của công chứng viên sẽ được xác thực bởi cơ quan Bộ ngoại giao của nước sở tại kèm theo chữ ký và con dấu của người đứng đầu cơ quan này.
Cuối cùng văn bản sẽ được mang tới cơ quan ngoại giao hay cơ quan Lãnh sự quán của Việt Nam tại nước đó để tiến hành hợp pháp hóa.
CPS và POA đều là giấy tờ quan trọng và cần thiết khi làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu, và chúng được quy định riêng trong từng văn bản pháp luật như sau:
1.Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS):
Theo quyết định số 10/2012/QĐ-TTg, giấy phép lưu hành tự do là giấy chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu sản phẩm, hàng hóa ghi trong CFS để chứng nhận rằng sản phẩm, hàng hóa và được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu.
CFS bao gồm cả những giấy chứng nhận mang đến đặc thù hoặc mang đầy đủ nội dung của CFS và một số loại giấy chứng nhận có nội dung tương tự.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): Chỉ áp dụng đối với trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và đáp ứng các yêu cầu về nội dung sau:
- Tên cơ quan cấp CFS;
- Số tham chiếu của CFS;
- Ngày cấp của CFS;
- Tên sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS;
- Loại hay nhóm sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS;
- Tên và địa chỉ của nhà sản xuất;
- Trên CFS phải ghi rõ là sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và bán tự do tại thị trường của nước sản xuất;
- Họ tên, chữ ký, chức danh của người cấp CFS và con dấu của cơ quan cấp CFS.
2. Đối với giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm (OPA)
Theo thông tư 06/2011/TT-BYT, ngày 25 tháng 01 – 2011 thì giấy Giấy ủy quyền được quy định : phải là của nhà sản xuất hay chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm ở Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo những điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Đối với Giấy uỷ quyền, nhằm tránh các sai xót đáng tiếc và phải làm lại nhiều lần, doanh nghiệp hãy tham khảo ý kiến của các đơn vị tư vấn và thuê họ viết Giấy uỷ quyền để đảm bảo tính hợp lệ, tính chính xác trước khi xác nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Giấy uỷ quyền phải có đầy đủ những nội dung như sau:
- Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần phải nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
- Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
- Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam) Nhãn hàng hay tên sản phẩm được ủy quyền;
- Thời hạn ủy quyền;
- Cam kết của nhà sản xuất hay chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
- Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.
Khi thực hiện thủ tục công bố nhập khẩu phải đúng quy trình, nếu khách hàng còn vướng mắc về mẫu thư ủy quyền hoặc một số vấn đề liên quan tới công bố mỹ phẩm nhập khẩu của mình hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thêm.
Xem thêm bài viết:
